Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Содержание
  1. Расшифровка эпк номенклатура дел – (none)
  2. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
  3. Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение
  4. С отметкой эпк � что такое
  5. Эпк в номенклатуре дел это расшифровка
  6. Как составляется итоговая запись к номенклатуре дел?
  7. Разработка номенклатуры дел: классика жанра
  8. С отметкой эпк что такое
  9. эпк в номенклатуре дел это расшифровка
  10. Статьи номенклатуры дел: порядок в документах
  11. Эпк в номенклатуре дел это расшифровка
  12. Делопроизводство в первые месяцы рабочего года
  13. 3.4. номенклатура дел 
  14. Методика составления и применения примерной номенклатуры дел
  15. Составляем номенклатуру дел на следующий год
  16. Как разработать номенклатуру дел организации
  17. Эпк в номенклатуре дел что это
  18. Дмн в номенклатуре дел это расшифровка
  19. Номенклатура дел – виды, требования составления и сроки хранения документации
  20. Главные задачи и функции
  21. Нормативное регулирование
  22. Существующие разновидности
  23. Пошаговая инструкция
  24. Требования составления документации
  25. Правильное формирование
  26. Закрытие периода хранения
  27. Номенклатура дел: правила составления
  28. Номенклатура дел 
  29. Номенклатура дел организации

Расшифровка эпк номенклатура дел – (none)

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Справка В первой графе приводятся индексы (номера) дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: 01-001, 01-002. 01.318, 01.

319 и т.д.

В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса (номера), чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Желательно сохранять единую последовательность заголовков дел во всех разделах номенклатуры дел.

Внутри каждого выделенного комплекса деловых бумаг заголовки дел рекомендуется систематизировать по уровням: сначала заголовки с документами вышестоящих организаций, затем документы организации, после, при их наличии, – документы подведомственных организаций.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Под архивным документом понимается: «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается: «архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению». Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации.

Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

——————————— В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила): Извлечение из Основных правил 3.4.6.

[…] Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С отметкой эпк � что такое

Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании.

  1. статьи номенклатуры дел;
  2. Кадровое делопроизводство
  3. как заполняется статья «Сроки хранения документов»;
  4. какие виды перечней помогут установить сроки хранения документов.
  5. Темы:
  6. Кадровое делопроизводство
  7. Номенклатура дел
  8. Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье. Из статьи вы узнаете:

  • статьи номенклатуры дел;
  • как заполняется статья «Сроки хранения документов»;
  • какие виды перечней помогут установить сроки хранения документов.

В самом общем виде, номенклатура дел (НД) организации состоит из разделов, каждый из которых соответствует одному конкретному структурному подразделению.

Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы.

  • Номенклатура дел
  • Первым раздел соответствует подразделению, отвечающему за организацию работы с документами, т.е.

    Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    Кому и для чего это нужно?

    Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Важно Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя.

    Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках. Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса.

    Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.

    Как составляется итоговая запись к номенклатуре дел?

    Обязательно проставляется дата подписания. После подписи и даты следует указать наименование должности лица, передавшего сведения. Это лицо ставит личную подпись и дает ее расшифровку.

    Образец оформления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоянного 11 2 3 Временного (свыше 10 лет) 21 8 1 Временного (до 10 лет включительно) 34 ИТОГО: 66 10 4 Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа «с отметкой ЭПК», в ней указываются только переходящие дела.

    Разработка номенклатуры дел: классика жанра

    В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen — имя, название, наименование.

    Цель создания номенклатуры дел — закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е.

    в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел).

    Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

    Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.

    С отметкой эпк что такое

    2.

    Специальные законы Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел. 3. Важно Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел.

    Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия». Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве.

    Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами. СХ бывают: постоянными; долговременными: свыше 10 лет; кратковременными: до 10 лет включительно.

    эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    Кому и для чего это нужно?

    Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю.Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках.

    Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса.

    Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.

    levconsulting.ru

    Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

    Источник: https://dgs35.ru/raznoe/rasshifrovka-epk-nomenklatura-del-none.html

    Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК».

    Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом. Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания.

    Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д.

    Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» — до замены новыми.

    Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

    Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

    Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т.

    к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам.

    Важно

    Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

    Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

    Закрытие» номенклатуры дел предполагает:

    1. заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
    2. создание итоговой записи.

    В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год.
    Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

    Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).

    Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно.

    Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

    3.4. номенклатура дел 

    При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

    Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.


    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

    Внимание

    Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

    Методика составления и применения примерной номенклатуры дел

    Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п.

    11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; в ред.

    Составляем номенклатуру дел на следующий год

    Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

    Утверждаем номенклатуру дел Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

    Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении.

    После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.
    Альбрехт Б. В.

    Как разработать номенклатуру дел организации

    Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей. Систематизируем документы «производственных» подразделений Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

    Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т.

    д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

    В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.

    Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов.

    Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее). Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года.

    А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.

    Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании. Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях.

    Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

    Включаем в номенклатуру дел электронные документы Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

    Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

    В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.

    Эпк в номенклатуре дел что это

    Отметка о переходящих делах проставляется в том случае, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начато в одном году, но будет завершено, например, в следующем году.

    Финальная запись НД составляется на последнем листе НД в конце календарного года. Она должна содержать общее количество дел, которые был сформированы в организации, по срокам хранения.

    Также в финальной записи должно быть указано количество переходящих дел с отметкой «ЭПК».

    Все сведения из финальной записи должны быть переданы в архив предприятия.

    Образец номенклатуры дел представлен ниже: Номенклатура дел организации (образец).xls Как заполняется статья «Сроки хранения документов» Обязательная часть подготовки НД — определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг.

    Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости.

    Дмн в номенклатуре дел это расшифровка

    Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;

    • «5 л. ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
    • Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу.В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части — статьи перечня, в которых они фигурируют.

    Источник: http://vipkonsalt.ru/epk-v-nomenklature-del-eto-rasshifrovka/

    Номенклатура дел – виды, требования составления и сроки хранения документации

    Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    Под номенклатурой организации подразумевают перечень статей для хранения документации, которые сформированы и утверждены по установленной форме. Бумаги используются в компаниях в определённых отчётных периодах. На страницах обязательно указывают период, в течение которого требуется хранить все дела на предприятии.

    В важной документации отображаются вопросы деятельности компании, протоколы заседания, совещания. По завершении сроков она должна формироваться, систематизироваться и группироваться в отдельное дело. Благодаря НД, можно организовать оборот бумаг на предприятии, сделать удобный архив.

    Главные задачи и функции

    Многие компании и предприятия пользуются НД. Существуют следующие преимущества и основные задачи:

    1. Упорядочивание важной и нужной документации. Благодаря использованию НД, можно правильно распределить папки после исполнительного производства. Каждая компания должна руководствоваться основными положениями организации.
    2. Сохранение данных о сроках и отдельных периодах. Каждой папке присваивается отдельное время для хранения. Именно поэтому ценная документация может легко изыматься из архива для экспертизы или повторного изучения, применения.
    3. Фиксация индексации. На папках фиксируют индивидуальный номер. Он позволяет упростить регистрацию документов.
    4. Наличие отметок и показателей для справки. Они помогают облегчить изучение подразделений и структур в организации.
    5. Учёт ведения деятельности на бумагах, которые предназначены для временного хранения.

    Типовая номенклатура дел выполняет и другие функции. На каждом предприятии есть свои положения и правила организации документов.

    НД расширяет возможности, позволяет систематизировать их, создать полноценный архив для дальнейшей отправки в государственные структуры.

    Нормативное регулирование

    При формировании и применении НД важно руководствоваться нормативами для составления, образцами, сроками хранения методической документации. Ниже приведены основные ссылки на законодательство:

    1. Главные правила работы с архивами компании одобрены коллегией Росархива. Соответствующие положения были приняты в феврале 2002 года. В течение всего времени вносились изменения и редакции, поэтому сейчас для работы с архивами применяется обновлённый вариант.
    2. Приказ Министерства культуры РФ № 1182, который приняли в июле 2007 года.
    3. Приказ № 558, который утверждён в августе 2010 года.

    В этом перечне законопроектов обозначены основные требования для составления документов в компаниях. Но этот список не является исчерпывающим. В 2019 году уже вступили в силу последние изменения.

    Чтобы не совершать ошибки и организовывать статьи согласно законодательству, нужно изучить все поправки.

    Такая система применяется в медицинских учреждениях, МФЦ, юридических компаниях, экономических центрах, библиотеках, колледжах, полиции и бухгалтерских фирмах.

    Существующие разновидности

    Номенклатура состоит из отдельных подвидов. Каждый из них имеет свои особенности. Ниже приведён полный перечень с подробной расшифровкой:

    1. Типовый. Сюда входят документы, которые были составлены и подписаны во время делового производства на однотипном предприятии или в отделе кадров. Это одно из главных требований и правил. Типовая номенклатура относится к нормативной документации в бухгалтерии.
    2. Примерная. Она определяет предварительный перечень дел, которые будут заводиться в производстве предприятия. На некоторых документах делают поправки, присваивают индивидуальный номер. Это необязательное требование. Примерная и типовая НД в большинстве случаев формируется в больших компаниях, чтобы организовать работу отдельных структур и подразделений.
    3. Индивидуальная. В эту категорию относят дела, которые подлежат переносу без поправок, или есть необходимость в создании определённого делопроизводства в конкретной организации. При этом документы не конкретизированные. При составлении оборота дел в компании учитываются основные положения индивидуальной номенклатуры. Благодаря этому, исключается вероятность допущения ошибок и неточностей при систематизации.

    За последние несколько лет во многих компаниях начинают использовать сводную номенклатуру дел. Сюда входят все документы предприятия. Когда в организации есть отдельные подразделы, то каждому из них присваивается свой индивидуальный номер. Например, для канцелярии создают папку, на первой странице которой указывается цифра 1. По такому принципу присваивают остальные идентификаторы.

    Пошаговая инструкция

    Работа с номенклатурой довольно простая и лёгкая. Существует пошаговая технология составления и организации документации. Ниже приведены основные положения:

    1. Фиксация информации о заседаниях, производственных процессах. Эти данные подлежат хранению.
    2. Для отдельных подразделений присваивается отдельный номер или индекс.
    3. Составление отдельных статей НД, формирование заголовков.
    4. Утверждение и согласование сроков хранения.
    5. Согласование отдельного проекта и его определение. Его составляют доверенные лица и сотрудники.
    6. Утверждение НД у руководителей. Важно получить их разрешение и согласие на внедрение.
    7. Организация процесса передачи документов в отдельные структурные подразделения.

    Благодаря номенклатуре, можно сформировать итоговую запись, где указывается окончание календарного периода или года.

    Если руководствоваться пошаговой технологией, минимизируется вероятность допущения неточностей и ошибок при оформлении. Понятие НД применяется практически во всех фирмах, особенно в учреждениях образования.

    Требования составления документации

    Форма НД для архивации регулируется основными положениями и правилами каждой компании. Она должна разрабатываться и составляться руководителем. Заявление оформляется на утверждённом бланке. При формировании дел нужно следовать следующим этапам и хронологии:

    • формирование отдельных дел;
    • составление документов по утверждённым правилам;
    • для длительного хранения дел на предприятии делают подробную опись каждой папки.

    Это усреднённая и общепринятая последовательность, которая позволяет избежать неправильной сохранности статей. Чтобы задействовать на предприятии НД, необходимо определить, в каком архиве будут храниться документы.

    В небольших компаниях принято хранить оригиналы в одном из структурных подразделений. На папках обязательно обозначают наименование отдела. Если бумаги распределены в комплекты, то все они обосабливаются.

    По запросу папка с подлинной документацией может выдаваться, но ответственное лицо должно руководствоваться правилами. Чтобы исключить ошибку, вместо оригинала вкладывают лист, который заменяет подлинник.

    Здесь указывается следующая информация:

    • подробности о документе, который был изъят;
    • время и дата;
    • Ф. И. О. получателя.

    Обязательно на листе-заменителе должна стоять подпись человека, который получил оригинальный документ, и ответственного лица (он имеет право представлять интересы компании). Это одно из основных требований, которое нельзя игнорировать.

    Правильное формирование

    Номенклатура состоит из таблицы. Форма составления утверждается приложениями под номерами 7 и 8. Существует несколько основных отличий, которые связаны с названием и набором подписей на бланках. часть состоит из следующих граф, которые остаются неизменными:

    • уникальный идентификатор;
    • подзаголовок;
    • общее количество листов;
    • время хранения и сроки передачи;
    • важные отметки (они могут быть связаны с особенностями хранения, уничтожением, передачей дел в государственный архив или другие компании).

    НД в большинстве случаев разбивается согласно структурным подразделениям. Вся информация заносится в таблицу. Сначала указывают важные дела, потом — менее значимые.

    Если компания небольшая и работает одно структурное подразделение, то руководитель имеет полное право формировать единый перечень, а также заниматься группировкой с обобщёнными названиями. Для упрощения составления используются общепринятые сокращения. Ниже приведены подробные обозначения:

    • ДМН расшифровка номенклатуры — до минования надобности;
    • ПЗН — по замене новыми документами;
    • ДЗН — до замены;
    • ЭПК в номенклатуре дел — экспертно-проверочная комиссия.

    Последнее сокращение распространяется на бюджетные организации, которые находятся в ведении Министерства или финансовых органов субъектов Российской Федерации.

    Сроки хранения прописываются для каждой фирмы индивидуально. Расшифровка с выпиской позволяет исключить возможное недопонимание составления номенклатуры и понять смысл документа.

    Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

    Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами. Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

    Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

    Закрытие периода хранения

    В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости. По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

    Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив. Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

    Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

    1. Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
    2. В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
    3. Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

    Именно поэтому на многих предприятиях используется номенклатурный вариант распределения бумаг.

    Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

    Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/nomenklatur%D0%B0-del.html

    Номенклатура дел: правила составления

    Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

    В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

    Номенклатура дел 

    Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

    Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Существует три вида номенклатур дел:

    • типовая,
    • примерная,
    • индивидуальная.

    Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

    Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

    Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

    На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

    После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

    Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

    На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

    Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

    В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

    Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

    При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

    После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

    Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

    Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

    Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

    Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

    В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

    Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

    В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

    Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

    Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

    После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

    Правила, которых следует придерживаться:

    • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
    • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
    • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

    Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

    Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

    Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

    • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
    • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
    • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
    • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
    • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
    • 01-06 резервный номер.

    Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

    • 01-01 Приказы по основной деятельности,
    • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
    • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
    • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
    • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
    • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-07 Переписка с надзорными органами,
    • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
    • 01-10 Реестр учета печатей,
    • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
    • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
    • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
    • 01-14 Резервный номер,
    • 01-15 Резервный номер.

    В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

    Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

    Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

    Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

    В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

    Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

    Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

    Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

    В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

    См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

    Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

    Ваши права
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: