Кто заверяет дубликат документа

Содержание
  1. Как правильно заверять копии документов: копия верна, образец
  2. Для чего требуется заверение документов
  3. В чем разница между заверенной копией и оригиналом
  4. Установленные правила заверения
  5. Трудовая книжка и паспорт
  6. Бумаги у нотариуса
  7. Переводы
  8. Документы для суда
  9. Справки для налоговой инспекции
  10. Кто имеет право заверять бумаги
  11. Как заверяются электронные документы
  12. Когда заверять бумаги необязательно
  13. Выводы (+ видео)
  14. Образец заверения копии документов
  15. Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов
  16. Для юридических лиц
  17. Для индивидуальных предпринимателей
  18. Для физических лиц
  19. Правила заверения копии документа
  20. Памятка по заверению документов для получения квалифицированного сертификата для работы в Контур.Экстерн и других веб-сервисах
  21. Образец заверительной надписи:
  22. Вниманию Обслуживающих бухгалтерий!
  23. Подлинник, копия, дубликат
  24. Что такое дубликат документа? Порядок выдачи дубликатов документов
  25. На что следует обратить внимание?
  26. Нововведения о водительских удостоверениях
  27. По каким причинам обращаются?
  28. В каком порядке происходит получение?
  29. Куда обращаться?
  30. Выдача дубликатов документов
  31. Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”
  32. Чем копия отличается от оригинала
  33. Почему может потребоваться заверение копии
  34. Порядок заверения копий документов
  35. Подготовка документов
  36. Кто имеет право заверить копию
  37. Удостоверительная надпись
  38. Нотариальное заверение
  39. В каких случаях нотариус откажет
  40. Особенности заверения выписок из документов
  41. Заверение переводов
  42. Заключение
  43. Дубликат документа
  44. Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:
  45. Оформление дубликатов документов при потере первого экземпляра

Как правильно заверять копии документов: копия верна, образец

Кто заверяет дубликат документа

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля.

Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов.

В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов.

Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг.

В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию.

Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру.

Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
  2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
  3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов.

После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью.

Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка. Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников.

Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно.

В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста.

Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице.

При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса.

В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства.

Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг.

Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков.

Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника.

Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов.

Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок.

Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях.

Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия — это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания.

В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации.

Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица.

На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц.

Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов.

В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов.

Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов.

Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства.

Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.

Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника.

Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью.

Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию.

Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС.

Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты.

Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом.

Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии.

Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/zaverenie-kopij-dokumentov-v-organizatsii.html

Образец заверения копии документов

Кто заверяет дубликат документа

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.

Иванов Дата

Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Памятка по заверению документов для получения квалифицированного сертификата для работы в Контур.Экстерн и других веб-сервисах

Для получения квалифицированных сертификатов в удостоверяющий центр необходимо предоставить паспорт и СНИЛС будущего владельца сертификата.

Если работа с документами будет производиться через личный кабинет https://i.kontur-ca.ru, то потребуются скан-копии оригиналов или скан-копии заверенных ксерокопий паспорта и СНИЛС.

Паспорт – оригинал, нотариальная копия или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати);

Страховое свидетельство Пенсионного фонда (СНИЛС) – оригинал или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати).

На каждой странице такой копии должна быть заверительная надпись согласно образцу:

Образец заверительной надписи:

  • Верно
  • Должность с указанием наименования организации
  • Подпись / Расшифровка подписи
  • Дата заверения документа
  • Оттиск печати Клиента
  • Документы заверяются ручкой с синими чернилами (пастой), не допускается использование факсимиле.

Вниманию Обслуживающих бухгалтерий!

Паспорт и СНИЛС владельца сертификата организации на обслуживании могут быть заверены руководителем или уполномоченным сотрудником организации на обслуживании либо Обслуживающей бухгалтерии (согласно образцу заверительной надписи).

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Источник: https://m-have.ru/obrazets-zavereniya-kopii-dokumentov/

Что такое дубликат документа? Порядок выдачи дубликатов документов

Кто заверяет дубликат документа

Что такое дубликат документа? Это выданное правомочным органом его точное повторение. Даже юридическая сила в таком случае остается равнозначной оригиналу.

Оформление справок, выписок, дипломов, трудовых книжек, удостоверений можно инициировать вторично, если произошел казус: что-то потеряно или уничтожено, а возникла необходимость предоставить по месту требования.

Что такое дубликат документа, можно понять по его другому, отличающемуся от предыдущего, порядковому номеру и специальному штампу. Подтверждает действительность его подпись и печать.

На что следует обратить внимание?

При различных жизненных ситуациях делопроизводители, операторы, секретари требуют для выполнения услуг предоставления документального пакета:

  • ПФР – при оформлении пенсий, пособий;
  • компании – для устройства на работу;
  • финансовые организации, когда принимают решения о выдаче кредита.

В одном случае указывают на необходимость предоставления оригиналов, в другом – на месте снимают копии, иногда нужно их нотариальное подтверждение подлинности. Это доказывает, что деловые бумаги имеют разный статус и назначение.

Паспорт, диплом об образовании, водительское удостоверение выдается на руки обладателю в единственном экземпляре. Если кредитной организации потребуется копия удостоверения личности, оператор на месте ее снимет, сверит и этого достаточно.

Многие учреждения требуют заверки документа у нотариуса. Можно от руки переписать данные на листе бумаги, прийти в нотариальную контору, там поставят печать, подтвердят подпись владельца.

Что такое дубликат документа и чем он отличается от других видов? Прежде всего, условиями выдачи.

Паспорта и права на вождение автомобилем не дублируют, их необходимо заново получить по всем правилам. Зато снимать копии можно сколько угодно: переписать от руки, напечатать, сфотографировать – воспроизвести все содержание с подлинника.

А дубликат – это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии, даже заверенные, но не имеющие правовой силы.

Так, инспектор ДПС не примет копию водительского удостоверения как в бумажном варианте, так и как фотографию, например, на экране телефона. Попытка представить документ в таком виде вызовет удивление и не отменит наложения штрафа.

Если права были украдены, утеряны или пришли в негодность, можно лишь получить новые.

Нововведения о водительских удостоверениях

С 2014 года не выдают в ГИБДД временных ВУ. Необходимо прийти по месту жительства в отделение дорожной инспекции для подачи заявления. Если водительское удостоверение заменяют новым без всяких отметок, то ПТС подлежит восстановлению, при этом, кроме стандартной заявки, нужно знать, какие документы нужны для дубликата:

  • удостоверение личности водителя;
  • регистрационный талон машины;
  • квитанция оплаченной госпошлины.

В ГИБДД проведут запросы в отношении нарушений, вынесут решение. Очередей сейчас нет, сотрудники работают быстро.

Если оригинал исчез, необходима точная замена, ее могут отличать только основные реквизиты. При этом:

  • повторяется форма, формуляр, бланк;
  • сотрудник органа, ответственный за выдачу, ставит сверху штамп, где написано о проведении дублирования;
  • номер и серию выпускают вместе с бланком в типографии;
  • подпись, печать, все графы с данными заполняют ручкой или печатают.

Дубликат документа — это точное повторение первоначального бухгалтерского отчета, сводной ведомости со всеми данными.

По каким причинам обращаются?

Потерять можно любой важности деловую бумагу. Из-за непрочности материала они приходят в негодность от излишней потертости, теряют четкость надписи. Аналитики собрали основания, в связи с чем чаще всего обращаются граждане:

  • повреждение, потеря и кража;
  • требования инстанций на судебное заседание представить свидетельство, чтобы продолжить рассмотрение вопроса;
  • для проведения сделки с недвижимостью;
  • лицензирования;
  • участия в конкурсах, тендерах;
  • регулирования финансовых запросов.

За восстановлением документов необходимо обращаться в то учреждение, которые изначально оформляло подлинник.

В каком порядке происходит получение?

Процедура на получение дубликатов учредительных документов происходит по стандартной схеме:

  • Заполняют заявку с перечнем требуемых документов.
  • Составляют записки с пояснением оснований для оформления дубликатов.
  • Оплачивают госпошлину.
  • Подают запрос в соответствующее ведомство.

Документальный пакет подписывает руководитель предприятия, ставит печать.

Куда обращаться?

В зависимости от назначения утерянного формуляра, отличаются учреждения, куда следует обращаться. Чтобы получить свидетельство о рождении – нужно с заявлением обратиться в ЗАГС.

Диплом восстановят в образовательном заведении, где обучался фигурант. Когда потребуется дубликат трудовой книжки – его оформит кадровик по месту работы.

Трудности будут в сборе всех записей, если многократно менялись компании.

Сотрудник отдела кадров сделает запросы, и по полученным выпискам заполнит недостающие подробности:

  • общий и непрерывный стаж работы;
  • переводы на должности;
  • увольнения;
  • награждения и поощрения.

Сведения неполные или сомнительные в книжку не вносят. Недействительные факты тоже опускают, если недостоверность будет подтверждена соответствующей выпиской.

Когда порча подлинников происходит при возникновении чрезвычайных обстоятельств, катастроф, пожаров, такое положение дел не влияет на право и порядок оформления такого дубликата документа, что не может не радовать пострадавшего.

Их полностью восстановит комиссия в соответствии с прежними оригиналами.

Выдача дубликатов документов

Любой важности сводку, ордер, протокол можно восстановить при условии, что они полностью пришли в негодность и их больше нельзя использовать по назначению.

Процедура подразумевает заявительный характер. Прежде чем получить желаемое, нужно обратиться в ведомство, которое правомочно осуществить действие.

Порядок выдачи дубликатов документов зависит от учреждения, в которое обращается заявитель.

Следует заметить, что после заверки нотариусом верности копии, она тоже становится юридически значимой. Переписать, сделать ксерокопию данных значительно проще, так как для этого не требуется специальных бланков и формуляров. Нотариальная служба должна подтвердить достоверность данных, даже написанных от руки.

Сотрудник откажется заверять информацию:

  • изложенную карандашом;
  • с подчистками, исправлениями, ошибками;
  • на листах, не скрепленных между собой, с неясными для прочтения записями;
  • нечеткой, смазанной печатью.

Аналогом оригинала копия никогда не станет и не может его полностью заменить, она нужна для подтверждения юридически факта:

  • рождения;
  • брака;
  • собственности;
  • работы;
  • стажа;
  • наличия специальных знаний.

В отношении дубликатов исполнительных документов, порядок выдачи судебных приказов регулирует ГПК РФ статьей 430. Обращаться с заявлением нужно в тот суд, который выносил постановление. На заседании будет рассмотрен вопрос и вынесено решение. О времени его проведения заранее извещают заинтересованных в деле лиц. После удовлетворения запроса заявителю будет выдан юридический акт.

Источник: https://FB.ru/article/463089/chto-takoe-dublikat-dokumenta-poryadok-vyidachi-dublikatov-dokumentov

Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”

Кто заверяет дубликат документа

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.

Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп “Копия верна” нужен для подтверждения подлинности копии 

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.

Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут.

Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии.

Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью.

Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя.

Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-shtamp-kopiya-verna.html

Дубликат документа

Кто заверяет дубликат документа

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц.

Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться.

Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

  1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

  2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

  3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа.

    Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно.

    Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:

  • дубликат документа — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. дубликат документа Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу. [ОАО… … Справочник технического переводчика

  • Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;… Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации … Официальная терминология

  • Дубликат — (лат. duplicatus «удвоенный») копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи… … Википедия

  • ДУБЛИКАТ — (от франц. donble, лат., duplex двойной). Акт или вообще какая либо бумага, представляющая точное повторение другой и отправляемая на случай её утраты. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДУБЛИКАТ 1)… … Словарь иностранных слов русского языка

  • ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого либо письменного до кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях, когда при совершении… … Финансовый словарь

  • дубликат — Экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с первым. Дубликатом является второй либо третий экземпляры документа с теми же подписями и печатями, что и первый. Он имеет ту же юридическую силу, что и первый экземпляр. В случае… … Справочник технического переводчика

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий (в отличие от копии) одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна… … Юридический словарь

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна из … Российская энциклопедия по охране труда

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный; англ. duplicate) второй и каждый следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготавливается с целью замены подлинного документа … Энциклопедия права

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только один … Юридическая энциклопедия

Оформление дубликатов документов при потере первого экземпляра

Источник: https://iiotconf.ru/dublikat-dokumenta/

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: